Усе мы робім памылкі і часам вымушаныя прасіць прабачэння ў іншых за сапсаваныя ўзаемаадносіны. Так ліст-прабачэнне з'яўляецца адным складаных відаў лістоў. Бо ў такім лісьце аўтар закранае, часцяком, свае згрызоты сумлення (а часам жадання прасіць прабачэння няма, а ў дзелавой перапісцы здараецца, што вы яшчэ і вымушаныя прасіць прабачэння не абавязкова за свае ўласныя памылкі).
Прасіць прабачэння неабходна. Бо ўменне прызнаць сваю няправасць, свае памылкі і гатоўнасць іх у гэтую ж хвіліну выпраўляць уяўляе сабой важны элемент іміджу кожнай арганізацыі. Пісьмовыя прабачэнні нясуць у сабе галоўную мэту як прабачэнні, пры гэтым адначасовага захавання твару кампаніі і аднаўлення падпсаваных адносін. Акрамя гэтага, важна яшчэ паменшыць магчымы канфліктны інцыдэнт, пры гэтым мінімізаваць негатыўныя наступствы памылкі. Лісты-прабачэнні неабходна накіроўваць у выпадках:
- Памылковае паводзіны з вашага боку ў адносінах да работнікаў іншай арганізацыі (незалежна ад першапрычыны негуманнага паводзінаў).
- У выпадку, калі вы не выканалі свае дагаворныя абавязкі (таксама незалежна ад прычыны).
- Некарэктныя паводзіны вашых супрацоўнікаў, што стала нейкім грамадскім здабыткам.
- У выпадку форс-мажора.
Як скласці ліст-прабачэнне?
Пісьмовыя прабачэнні маюць структуру, якая не нясе асаблівых адрозненняў ад структуры звычайнага дзелавога ліста, але ў тэме будзе лепшым варыянтам, калі вы зробіце тэму ліста нейтральнай, ня акцэнтуючы ўвагу на тым, што гэты ліст-прабачэнне. Хай лепш ліст падпіша топ-менеджэр кампаніі. Неабходна стварыць уражанне, што кіраўнік ўсведамляе ўсю важнасць памылкова створанай праблемы і, з найвелізарным шкадаваннем аб тым, што здарылася, гатовы прасіць прабачэння ў пацярпелага боку. Тэкст прабачэнні ўплывае на аднаўленне прафесійнай рэпутацыі вашай кампаніі або службовай асобы.
У залежнасці ад формы, тэкст падпадзяляюць на: уступную частку, асноўную і зняволенне. Прабачэнне прыносяць ўсяго толькі адзін раз ва ўступнай частцы лісты. Другі абзац уяўляе сабой асноўную частку. Неабходна растлумачыць прычыну таго, што здарылася. Пазбягайце фраз «маленькая праблема», невялікая затрымка »і т. П. Трэці абзац гэты выраз засмучэньня, шкадавання. Заключэнне павінна адлюстроўваць надзею аб тым, што падобны выпадак больш паўторыцца.
Не забывайце, што, калі ўсё зробіце правільна, то, замест незадаволенага работніка іншай кампаніі або кліента, атрымаеце некалькі пастаянных.